QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

QUỸ THIỆN NGUYỆN TRĂNG XANH

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tên gọi, biểu tượng và sứ mệnh 

  1. Quỹ thiện nguyện có tên gọi đầy đủ là “Quỹ thiện nguyện Trăng Xanh” (sau đây gọi tắt là “Quỹ Trăng Xanh”). Tên gọi Trăng Xanh mang ý nghĩa: Trăng là hình ảnh gắn liền với sự trong sáng, hồn nhiên, tươi mát, luôn gần gũi, thân thương với tất cả mọi người, đặc biệt là trẻ em; Trăng là người bạn đồng hành chung thủy nhất, từ quá khứ tới hiện tại đến tương lai, bất kể không gian và thời gian; Màu xanh là màu của tuổi trẻ, của niềm tin và hy vọng, thấu hiểu và sẻ chia.
  2. Logo Quỹ Trăng Xanh:
  3. Sứ mệnh: Đồng hành, nâng đỡ những bước chân trẻ thơ có hoàn cảnh khó khăn và chung tay xây dựng một xã hội tốt đẹp hơn.

Điều 2. Mục đích

  1. Giúp các em tăng thêm động lực, vượt qua hoàn cảnh để vươn lên, trở thành những con người có ích, sống có ý nghĩa. Sau khi trưởng thành và có điều kiện, các em chính là những hạt nhân lan tỏa tình yêu thương, trở thành người tử tế và ứng xử nhân đạo với những hoàn cảnh khó khăn khác, với cộng đồng và xã hội.
  2. Khơi gợi lòng từ bi trong mỗi con người, khuyến khích các hoạt động thiện nguyện của các CBNV và những người xung quanh.
  3. Chia sẻ, động viên, giúp đỡ các cá nhân và cộng đồng gặp khó khăn, góp phần xây dựng một tương lai tốt đẹp và bền vững hơn.
  4. Góp phần hiện thực hóa triết lý kinh doanh và các giá trị cốt lõi của Công ty, thể hiện trách nhiệm với xã hội, vì sự phát triển con người.

Điều 3. Nguyên tắc hoạt động

  1. Cam kết luôn tuân thủ sứ mệnh, mục đích đã đề ra.
  2. Hoạt động không vì lợi nhuận hay danh tiếng.
  3. Các chương trình, hoạt động cần thiết thực và hiệu quả, không phô trương, hình thức.
  4. Quỹ được hình thành từ nguồn vốn đóng góp của Công ty, sự ủng hộ tự nguyện của Ban lãnh đạo và CBNV BV Group.
  5. Chỉ nhận đóng góp từ các bạn bè, đối tác thân thiết bằng công sức và hiện vật nếu xác định được sự ủng hộ là vì mục đích trong sáng, tương đồng với sứ mệnh, mục đích và nguyên tắc hoạt động của Quỹ.
  6. Không kêu gọi ủng hộ rộng rãi từ cộng đồng, xã hội.
  7. Công khai, minh bạch về tài chính.

Điều 4. Sáng lập viên thành lập Quỹ

Công ty Cổ phần Tập đoàn Bách Việt là sáng lập viên duy nhất của Quỹ.

CHƯƠNG II

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH 

Điều 5. Cơ cấu tổ chức

  1. Cơ cấu tổ chức và tài khoản Quỹ:

– Cơ cấu tổ chức của Quỹ Trăng Xanh:

  • Chủ tịch Quỹ
  • Ban Điều hành Quỹ
  • Kiểm soát viên
  • Kế toán Quỹ

– Quỹ lập sổ theo dõi kế toán riêng. Việc quản lý, sử dụng quỹ tiền mặt và hiện vật trao tặng được thực hiện theo quy định quản lý tài chính nêu tại điều 7 Quy chế này.

     2. Chủ tịch Quỹ: Là chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần Tập đoàn Bách Việt. Chủ tịch Quỹ có trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển của Quỹ; phê duyệt các kế hoạch của Ban Điều hành và các khoản chi của Quỹ. Chủ tịch Quỹ có trách nhiệm phê duyệt nhân sự của Ban Điều hành Quỹ, Kiểm soát viên, Kế toán Quỹ trên cơ sở đề cử của Ban Tổng Giám đốc, các cấp quản lý hoặc chỉ định của Chủ tịch Quỹ.

  1. Ban Điều hành Quỹ: Ban Điều hành Quỹ gồm 05 người để điều hành, quản lý mọi hoạt động của Quỹ. Các thành viên Ban Điều hành bầu một người làm Giám đốc Quỹ, trình Chủ tịch Quỹ phê duyệt. Ban Điều hành Quỹ có trách nhiệm lập sổ theo dõi, tiếp nhận, quản lý các nguồn đóng góp ủng hộ như quy định tại Quy chế này. Nhiệm kỳ của Ban Điều hành Quỹ là 02 năm.
  2. Kiểm soát viên: Ban Kiểm toán nội bộ Tập đoàn trình Chủ tịch HĐQT phê duyệt 1 đến 2 cán bộ Kiểm soát viên theo dõi hoạt động của Qũy và thực hiện chế độ kiểm toán theo quy định của Tập đoàn. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên là 2 năm và có thể được tái tái bổ nhiệm theo phê duyệt của Chủ tịch HĐQT.
  1. Kế toán Quỹ: Là nhân sự Ban TCKT thực hiện công tác kiêm nhiệm, do Chủ tịch Qũy bổ nhiệm căn cứ đề xuất của Giám đốc Ban TCKT. Kế toán Quỹ có trách nhiệm giúp Ban Điều hành Quỹ tổ chức, thực hiện công tác kế toán, thống kê, quản lý tài sản của Quỹ; Lập và gửi đầy đủ báo cáo tình hình tài chính, tài sản Quỹ theo định kỳ. Nhiệm kỳ của Kế toán Quỹ là 2 năm và có thể được tái bổ nhiệm theo phê duyệt của Chủ tịch Quỹ.

Điều 6. Nhiệm vụ của Ban Điều hành Quỹ

  1. Xây dựng kế hoạch hoạt động theo định kỳ tháng, quý, năm trình Chủ tịch Quỹ phê duyệt và công bố cho toàn thể các thành viên, cộng tác viên được biết.
  2. Giám đốc Quỹ chủ trì phân công nhiệm vụ các thành viên Ban Điều hành, triển khai hiệu quả các kế hoạch được duyệt.
  3. Thu thập thông tin, hồ sơ, khảo sát, đánh giá các cháu đủ điều kiện trao học bổng; đề xuất triển khai các hoạt động thiện nguyện của Quỹ theo đúng mục đích và đối tượng, trình Chủ tịch Quỹ phê duyệt.
  4. Tiếp nhận các nguồn tài trợ theo đúng quy định, quản lý an toàn và trao đúng đối tượng.
  5. Tổ chức triển khai hoạt động của Quỹ theo đúng nội dung quy định tại Quy chế này và tuân thủ quy định của pháp luật. Ban Điều hành Quỹ không được tổ chức các hoạt động kêu gọi tài trợ từ cộng đồng, xã hội.
  6. Kêu gọi sự hợp tác của các tình nguyện viên, phối hợp triển khai các hoạt động khảo sát thực tế, giám sát thực hiện việc tài trợ của Quỹ.
  7. Thường xuyên quan tâm và có các chỉ đạo, đề xuất kịp thời, thúc đẩy hoạt động của Quỹ ngày càng phát triển theo đúng mục đích và sứ mệnh.
  8. Giám đốc Ban Điều hành Quỹ chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động thường xuyên của Quỹ, báo cáo tình hình hoạt động theo định kỳ hàng tháng/quý/năm với Chủ tịch Quỹ, các thành viên và các nhà tài trợ.

Điều 7. Công tác quản lý tài chính và kế toán

  1. Tất cả các nguồn thu của quỹ chỉ được sử dụng vào mục đích thiện nguyện như quy định tại Quy chế này.
  2. Ngoài chi phí đi lại và sinh hoạt ở mức tối thiểu và tiết kiệm, Ban Điều hành Quỹ, tình nguyện viên và các cá nhân, tổ chức có liên quan không được trả lương, thù lao hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan đến các hoạt động của Quỹ.
  3. Khuyến khích các cá nhân, tổ chức tự lo chi phí đi lại, ăn ở trong quá trình hoạt động.
  4. Ban Điều hành Quỹ phải tổ chức và thực hiện công tác kế toán – tài chính theo đúng quy định của pháp luật về kế toán – tài chính, chấp hành các chế độ, quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính và quy chế của Công ty.
  5. Ban Điều hành Quỹ mở sổ theo dõi, thống kê và lữu trữ đầy đủ các khoản thu – chi, theo dõi việc tiếp nhận và trao tặng các hiện vật, quản lý các hồ sơ và hiện vật chưa tặng, các tài sản khác (nếu có) của Quỹ.
  6. Giám đốc Ban Điều hành Quỹ có trách nhiệm lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các báo cáo tài chính và báo cáo thu – chi, sổ quản lý tài sản hàng quý, năm cho HĐQT, Chủ tịch Quỹ, các thành viên và nhà tài trợ.

CHƯƠNG III

CÁC HOẠT ĐỘNG

Điều 8. Học bổng Trăng Xanh

Là hoạt động chính của Quỹ nhằm giúp đỡ về mặt tài chính, động viên về tinh thần để các em học sinh có hoàn cảnh khó khăn phấn đấu, vươn lên trong học tập, nuôi dưỡng ước mơ và trở thành người có ích cho xã hội.

  1. Đối tượng:
  • Các em trong độ tuổi đến trường từ mẫu giáo đến THPT (dưới 18 tuổi), có năng lực và nguyện vọng được đi học nhưng hoàn cảnh gia đình khó khăn nên không thể tiếp tục đến trường, hoặc vẫn đến trường nhưng thiếu thốn về tình cảm và vật chất, ảnh hưởng lớn đến việc học của các em.
  • Ưu tiên trao học bổng cho các cháu đang sinh sống và học tập tại các địa phương có hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn và các đối tác, quê hương của các cán bộ nhân viên Tập đoàn (để thuận tiện trong việc trao quà và chăm sóc các cháu, đồng thời nhằm tri ân các cộng đồng liên quan).
  1. Tổ chức triển khai:
  • Ban Điều hành thu thập thông tin, khảo sát và đánh giá các cháu đúng đối tượng và đủ điều kiện theo quy định tại Điều lệ này, đề xuất Chủ tịch Quỹ phê duyệt.
  • Ban Điều hành tổ chức khảo sát các cán bộ nhân viên Tập đoàn có mong muốn, tự nguyện tham gia hoạt động của Quỹ để kết nạp trở thành thành viên của Trăng Xanh. Cán bộ nhân viên được khuyến khích chứ không bắt buộc tham gia.
  • Ban Điều hành phân công nhiệm vụ, tổ chức các nhóm đỡ đầu chăm sóc các cháu theo từng địa phương, vị trí và cự ly hợp lý nhằm tối ưu hoạt động của các thành viên. Ưu tiên các cán bộ đang làm việc tại địa bàn nào, hoặc có người thân đang sinh sống và làm việc ở địa bàn nào gần với các cháu thì đỡ đầu các cháu ở địa bàn đó.
  1. Hình thức tài trợ học bổng
  • Hiện vật: sách giáo khoa (nếu cần thiết), sách tham khảo, vở viết, dụng cụ học tập, quần áo, nhu yếu phẩm… đảm bảo cho các cháu đủ điều kiện để tiếp tục đi học.
  • Tiền mặt: 600.000 VNĐ/cháu/tháng, trao trực tiếp thông qua các chuyến đi 1 quý/1 lần hoặc đầu/ cuối học kỳ của các cháu. Trong trường hợp không đi được trực tiếp, Quỹ có thể chuyển cho các cháu vào tài khoản người thân (là những người tin tưởng như bố, mẹ, ông bà, cô chú, cô giáo… hoặc người thân của thành viên Trăng Xanh) hàng tháng hoặc chuyển qua bưu điện, đảm bảo đến tận tay các cháu. Định mức tiền mặt hỗ trợ có thể thay đổi theo tình hình thực tế, do Ban Điều hành Quỹ xem xét, đề xuất trình Chủ tịch phê duyệt hàng năm. Tùy điều kiện cụ thể, Ban Điều hành Quỹ trình Chủ tịch Quỹ phê duyệt hỗ trợ kinh phí đột xuất cho các cháu như: khám chữa bệnh, tham dự các kỳ thi tài năng, thưởng cho cháu có thành tích đặc biệt…
  • Hoạt động tinh thần: các nhóm được giao đỡ đầu, quan tâm, chăm sóc các cháu cả về vật chất và tinh thần, tổ chức các chuyến đi trao quà kết hợp thăm hỏi, động viên, chia sẻ và định hướng cho các cháu. Ngoài ra, mọi thành viên được giao nhiệm vụ phải có cách thức liên hệ qua lại 2 chiều với các cháu (như điện thoại, email, thư từ, mạng xã hội…) để thường xuyên kết nối với các cháu, khi các cháu và gia đình có nhu cầu cũng có thể chủ động liên hệ với các thành viên của Quỹ.
  • Các thủ tục giấy tờ: Ban Điều hành Quỹ sẽ xây dựng Sổ tay Trăng Xanh, trong đó có các form mẫu, quy trình, hướng dẫn cụ thể cho tất cả các thành viên để thực hiện nhiệm vụ. Sổ tay sẽ được điều chỉnh, cập nhật thường xuyên theo thực tế nhằm ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động của Quỹ.

     4. Điều kiện nhận học bổng:

Những tiêu chí được ưu tiên theo thứ tự sau:

  • Gia đình khó khăn, hộ nghèo, thuộc diện được nhà nước miễn giảm học phí (*)
  • Đúng đối tượng của Học bổng Trăng Xanh
  • Trẻ mồ côi
  • Có cha hoặc mẹ bị bệnh hiểm nghèo, tổn thương bệnh lý nặng và kéo dài, coi như mất từ 61% trở lên khả năng lao động.
  • Có đạo đức tốt, nỗ lực học tập và mong muốn được đến trường (*)

Ghi chú:

  • (*) là điều kiện bắt buộc
  • Các TH khó khăn đặc biệt nhưng không thỏa mãn điểu kiện (*),Ban Điều hành trình Chủ tịch Quỹ xem xét quyết định cụ thể.
  1. Thời gian tài trợ: Tối thiểu 01 học kỳ, tối đa đến hết cấp THPT. Trường hợp đặc biệt sẽ do Ban Điều hành Quỹ xem xét, trình Chủ tịch Quỹ phê duyệt.
  1. Thẩm định và lựa chọn đối tượng được tài trợ:
  • Thông tin về đối tượng nhận tài trợ của Quỹ sẽ được Ban Điều hành phối hợp với các thành viên Trăng Xanh, Hội Khuyến học, Quỹ bảo trợ trẻ em các tỉnh, các tổ chức xã hội và các nguồn khác thu thập, tổng hợp trên cơ sở đúng đối tượng và tiêu chí của Quỹ.
  • Sau khi có đủ thông tin và hồ sơ, Ban Điều hành Quỹ sẽ cùng thành viên, các tình nguyện viên khảo sát thực tế nhằm đánh giá, thẩm định. Nếu đúng đối tượng và thỏa mãn các tiêu chí, Ban Điều hành Quỹ lập danh sách trình Chủ tịch Quỹ phê duyệt tài trợ.

     7. Hồ sơ: các cháu thuộc diện được tài trợ Học bổng Trăng Xanh cần chuẩn bị những giấy tờ như sau:

  • Đơn đề nghị hỗ trợ (theo mẫu)
  • Bản photo giấy khai sinh
  • Bản photo một trong các loại giấy tờ dưới đây (mỗi loại 2 bản): Giấy xác nhận được miễn giảm học phí của nhà trường; Giấy chứng nhận hộ nghèo; Giấy xác nhận gia đình có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, có xác nhận của chính quyền địa phương.
  1. Hỗ trợ đột xuất: tùy điều kiện cụ thể, Ban Điều hành Quỹ trình Chủ tịch Quỹ phê duyệt hỗ trợ kinh phí đột xuất cho các cháu như: khám chữa bệnh, tham dự các kỳ thi tài năng, thưởng cho các cháu có thành tích đặc biệt.

Điều 9. Trăng Sẻ Chia

Là các hoạt động tặng quà và động viên tinh thần nhằm chia sẻ, giúp đỡ các cá nhân và cộng đồng khó khăn, yếu thế thông qua việc tặng quà, hiện vật, thực hiện các chương trình tài trợ khác nhằm động viên, khích lệ kịp thời, hỗ trợ những cá nhân và cộng đồng đó vượt qua khó khăn, hướng tới một tương lai tốt đẹp và bền vững hơn.

Một số hoạt động Trăng Sẻ Chia điển hình như:

  • Cứu trợ lũ lụt, thiên tai, dịch bệnh;
  • Tặng suất ăn, thực phẩm, nhu yếu phẩm cho người nghèo;
  • Tặng quà Tết cho người nghèo;
  • Trợ cấp nuôi dưỡng và chăm sóc hàng tháng đối với trẻ em bị cha mẹ bỏ rơi, không có người nuôi dưỡng hoặc ở trong các Trung tâm bảo trợ xã hội;
  • Tặng sách vở, đồ dùng học tập, đồ dùng cá nhân, nhu yếu phẩm cho học sinh vùng cao, khó khăn;
  • Tặng tủ sách, máy tính, khu vui chơi cho các trường học vùng cao, khó khăn.

Điều 10. Trăng Hy Vọng

Là các hoạt động thiện nguyện mang ý nghĩa lâu dài nhằm tạo ra một tương lai tốt đẹp và bền vững cho các cá nhân và cộng đồng, như:

  • Xây trường học cho các vùng khó khăn
  • Làm đường giao thông
  • Trồng rừng
  • Bảo vệ môi trường

CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Điều khoản thi hành

Quy chế này gồm có 4 Chương chia làm 11 Điều do Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Tập đoàn Bách Việt ban hành lần đầu ngày 02/07/2018 và sửa đổi lần thứ 2, có hiệu lực kể từ ngày 20/02/2023.

Ban hành Phụ lục kèm theo và các sửa đổi, bổ sung (nếu có) của Quy chế này thuộc thẩm quyền của HĐQT Công ty Cổ phần Tập đoàn Bách Việt.

Văn bản hết hiệu lực thi hành: Quy chế tổ chức và hoạt động Qũy từ thiện Trăng Xanh – Sửa đổi lần 1, ban hành kèm theo Quyết định số 04/2022/QĐ/HĐQT-BVG ngày 17/01/2022.

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN BÁCH VIỆT